Czas czytania: 17 minuty
Niezależnie od tego czy prowadzisz własną działalność gospodarczą, czy pracujesz w jakiejś firmie doskonale wiesz jak ważny jest czas i jakość wykonywanej pracy. Czym szybciej i lepiej wykonasz swoją pracę, tym lepiej dla firmy i dla Ciebie. Klienci jak i pracodawca nie może sobie pozwolić na opóźnienia ponieważ może stracić bardzo ważnych i często kluczowych klientów.
Wszyscy mamy wiele obowiązków w ciągu dnia i tyle samo godzin w ciągu doby. Jako „właściciele” własnego życia musimy nauczyć się, jak zrobić wiele zadań w jak najkrótszym czasie. Mądre zwiększanie produktywności i poprawa koncentracji pozwoli ci na wykonanie swoich obowiązków, szybciej, lepiej i z większą satysfakcją.
Po drugie, nic tak nie cieszy jak poczucie dobrze wykonanej pracy. Kiedy kładziemy się spać z czystą głową, nie musisz myśleć o następnym dniu tylko o tym co jest tu i teraz. Zamykasz drzwi za sobą i praca pozostaje pracą, bez zmartwień, ciągłych telefonów, nadrabiania w ciągu dnia “bo terminy mnie gonią”.
Dzisiejszy świat jest pełny rozpraszaczy. Według różnych badać średnio widzimy od 4 tysięcy do nawet 10 tysięcy reklam dziennie. Zatem dostajemy mnóstwo zewnętrznych bodźców które mają za zadanie przyciągnąć naszą uwagę. Nasze myśli ciągle gdzieś uciekają, bywa tak że nie zdajemy sobie nawet z tego sprawy. Może i ciałem jesteśmy dostępni w jednym miejscu, umysłem już nie koniecznie. Myślimy o “niebieskich migdałach” i często zamiast skupić się nad zadaniem robimy mnóstwo niepotrzebnych rzeczy.
Przyczyn zaburzeń koncentracji może być wiele: przepracowanie, stres, niewłaściwa dieta, niedożywienie czy brak odpowiedniej ilości snu. U niektórych osób trudności z koncentracją mogą wynikać z zaburzenia ADD.
ADD (Attention Deficit Disorder) to zaburzenie psychiczne charakteryzujące się trudnościami w utrzymaniu uwagi. Może występować zarówno u dzieci, jak i u dorosłych.
Wiele z tych problemów można wyeliminować, wprowadzając zmiany w stylu życia. Warto spojrzeć na swoje codzienne nawyki i zachowanie z perspektywy obserwatora, zastanowić się nad nimi i spisać, jak dokładnie wygląda nasz dzień. Taka analiza może pomóc ocenić, czy np. picie pięciu kaw dziennie jest dla nas odpowiednie, czy w ten sposób nie przeciążamy organizmu i nie pogarszamy jakości naszego snu lub ogólnego samopoczucia.
Skupisz się na kilku zadaniach jednocześnie? Nie tędy droga! Wielozadaniowość nie istnieje, rozstraja naszą koncentrację i przeciąga wykonanie zadań w czasie. Wiele osób zabierających się za kilka zadań jednocześnie w rezultacie nie kończy żadnego lub poszczególne z marnym efektem. By w pełni skupić się nad danym zadaniem musisz wcześniej przygotować swoje stanowisko pracy. Wyczyścić biurko, poukładać rzeczy i przygotować narzędzia które będą Ci potrzebne podczas wykonywanych zadań. Nie może cię nic rozpraszać, otoczenie, nowy mail, powiadomienia w telefonie. Włącz w telefonie tryb który pozwala tylko i wyłącznie na kontakt w ważnych sprawach.
Włącz programy na których będziesz pracować, pozostałe programy i strony internetowe możesz zablokować używając do tego programów zewnętrznych firm.
Bardzo dobrym pomysłem jest blokowanie stron i programów które nie są nam potrzebne a mimowolnie je włączamy. Programów blokujących strony i programów na rynku jest mnóstwo, od bezpłatnych po te z płatne najczęściej w ramach rocznych, miesięcznych subskrypcji. Najczęściej polecanymi i według mnie opłacalne blokery to FreeDom.to oraz Cold Turkey.
Na rynku poza płatnymi są również te darmowe, jednym z lepszych jest SelfControl dostępny na MacOS a odpowiednikiem dla Windowsa jest URL Blocker.
W internecie możemy znaleźć również różnego typu wtyczki do przeglądarek. Do blokady tablicy na facebooku polecam: Kill Newsfeed, odpowiednik do YouTube: DF Tube.
Rozwój technologiczny przyczynił się do zwiększenia ilość osób pracujących zdalnie. Taka forma pracy ma wiele plusów: oszczędzanie kosztów i czasu na dojazdach, własne zacisze domowe, późniejsze wstawanie, brak szykowania się do wyjścia, możliwość pracy podczas przeziębienia.
Niestety praca z domu niesie za sobą kilka sporych minusów: rozkojarzenie, brak samodyscypliny, brak kreatywności, brak kontaktu z drugim człowiekiem.
Praca w domu naprawdę jest ciężka. Trudno się w pełni się skoncentrować mając do dyspozycji szeroki wachlarz rozpraszaczy. Wystarczy że wyjdziemy do kuchni zaparzyć kawę, a nasza wizyta kończy się na przygotowaniu pysznego jedzenia. Później oczywiście musimy posprzątać, międzyczasie pies chce iść na spacer. Nagle z parzenia kawy robimy mnóstwo innych czynności które powinniśmy zrobić po pracy.
Jeśli chcesz utrzymać wysoką produktywność musisz oddzielić życie prywatne od pracy. W swoim zaciszu domowym myślami jesteśmy gdzie indziej niż w pracy, w domowym mirze łatwo jest zapomnieć o obowiązkach.
Koniecznym jest oddzielenie pracy i życia osobistego. Żeby efektywność pracy była na najwyższym poziomie dobrym sposobem jest ustalenie dokładnych godzin pracy wraz z przerwami. Pracując w domu powiadom pozostałych członków rodziny że w danych godzinach pracujesz i nie należy Ci przeszkadzać.
Jeśli posiadasz dom lub duże mieszkanie wygospodaruj osobny pokój tylko do pracy.
Rozumiem jednak że są różne sytuację życiowe i nawet gdybyśmy posiadali osobne pomieszczenie nie zawsze mamy możliwość wygospodarowania wygodnego miejsca do pracy. Metodą jaką możesz się zainteresować są tak zwane lokale Co-working czyli przestrzeń w której pracuje kilka osób z różnych branż. Jeżeli w twoim miejscu zamieszkania nie ma takich usług, możesz poszukać małego lokalu na wynajem.
Jak często odwlekasz zrobienie najprostszej rzeczy? Hmm, zbyt często? To czas zmienić ciągłe przekładanie na “za chwilę” na “mam wolną chwilę, zrobię to teraz”.
Chociaż możemy sobie obiecać: jutro będzie lepszy dzień na wykonanie tego zadania, uwierz ten idealny dzień nigdy nie przyjdzie. Odkładanie obowiązków na później tym bardziej wywoła niechęć i będzie za nami chodzić aż do momentu krytycznego. Chociaż zadanie może wydawać się trudniejsze od twoich kompetencji, czy jest po prostu nudne, wykonanie niechcianego zadania czasami zajmuję dosłownie kilkanaście minut. W ten sposób uwolnimy głowę i poczujemy ogromną ulgę że to już za nami.
Zauważ proszę, że najgorszym momentem pracy jest właśnie jej rozpoczęcie. Chwilę przed często dopadają nas myśli typu: nie chce mi się dzisiaj, to zadanie jest za trudne, przecież to nie jest takie ważne. Zamiast rozmyślać nad tym powiedz sobie „Siadam teraz do pracy, wyłączam wszystkie rozpraszacze, włączam listę zadań i zaczynam to robić”. Zanim się obrócisz praca zostanie wykonana mimo tego że na początku motywacja była znikoma.
Jeśli zmienisz nastawienie to bardzo szybko zobaczysz efekty i mózg nie będzie szukał kreatywnych wymówek jak ominąć zadanie. Szybko i łatwo będzie Ci przejść przez ten najgorszy punkt jakim jest rozpoczęcie jakiejkolwiek pracy.
Zawsze wydaje się, że coś jest niemożliwe, dopóki nie zostanie to zrobione.
Nelson Mandela
Planowanie zadań to kluczowy element skutecznej realizacji celów. Jak to możliwe, że jedna osoba w ciągu dnia potrafi zrealizować mnóstwo zadań, podczas gdy my spędzamy godziny nad jednym i kładziemy się spać z poczuciem niezadowolenia?
Odpowiedź jest prosta – nie planujemy dnia. Planowanie tego co mamy wykonać to jeden z kluczowych elementów ludzi sukcesu. Wstając z rana nie muszą myśleć o tym co dziś będą robić, wystarczy że zobaczą co mają na liście zadań i ruszają do pracy. Kolejnym argumentem dla którego planowanie jest kluczowe to nasza pamięć. Mózg człowieka jest tak skonstruowany, że nie zapamięta wszystkich zadań na najbliższy tydzień.
Wiem oczywiście że znajdą się osoby które powiedzą “ja zawsze wszystko pamiętam co mam robić”. Otóż po części może to być prawda, możemy zapamiętać co będziemy robić dzień lub dwa do przodu. Spróbuj zapamiętać cały tydzień jeżeli twoja praca nie polega tylko na wykonywaniu jednej czynności a kilkunastu w ciągu dnia.
Wyobraź sobie duży projekt w twojej firmie bez planowania, czy firma by przetrwała?
Uwierz mi że nie, planowanie to jeden z głównych czynników każdej firmy która istnieje. Bez tej umiejętności nie byłaby w stanie np. dotrzymać terminów, wytwarzać produktów, dbać o dostawy itp. My jednak powinniśmy patrzeć na naszą pracę jak na listę zadań, nie na duży projekt. W jednym projekcie zawsze znajdzie się mnóstwo drobniejszych zadań. Żeby nasza praca była przede wszystkim przyjemna i efektywna dobrze jest mieć swój system zarządzania zadaniami. Takie rozwiązanie daje niewymierne korzyści chociażby w oszczędności czasu.
Jakie programy polecam do planowania zadań?
Wybranie o opracowanie własnego systemu do zarządzania zadaniami podlega pod indywidualne preferencje. Jednakże, pracując już wiele lat uważam że czym łatwiejszy system tym lepiej.
Bardzo dobrym pomysłem jest robić listy zadań na papierze. Dlaczego warto rozważyć tą opcję?
Badania naukowe dość jasno wskazują że notowanie na papierze zwiększa naszą pamięć. Dzięki zapisywaniu koncentrujemy się na tym o wiele mocniej. Mamy większe poczucie, że to co zapisaliśmy jest dla nas ważne.
Zaskakujące jest to jak wiele powtarzalnych rzeczy robimy do dzisiaj. Posiadamy taką technologie dzięki której wiele z dzisiejszych, powtarzalnych zadań możemy zautomatyzować. Pierwszy rzeczą jaka przychodzi mi na myśl to przelewy. Korzystając z przelewów cyklicznych zaoszczędzamy mnóstwo czasu, wysyłamy raz przelew i ustawiamy na cykliczny np. co miesiąc piątego dnia i po problemie.
Co można jeszcze automatyzować? Automatyzować można bardzo wiele powtarzalnych procesów. Dzisiaj większość naszych działań może odbywać się wykorzystując najróżniejsze dostępne systemy. Systemów do automatyzacji jest kilka, najbardziej popularne to Zapier, Automate oraz IFTTT.
Co automatyzacja ma wspólnego z koncentracją czy produktywnością?
Dzięki automatyzacji wielu zadań zajmujemy się tym co powinniśmy, delegując czynności różnym automatom możemy po prostu skupić się na najważniejszych zadaniach. Zastanów się ile jesteś w stanie wykonać czynności które nie muszą wymagać naszej skupienia i przelicz to na czas pracy.
Automatyzację można porównać ze sprzętem typu pralka czy zmywarka. Wrzucasz brudne ubrania, sypiesz proszku, ustawiasz program i za godzinę ubrania są czyste i pachnące. I chociaż można obyć się bez pralki, to jednak taki sprzęt niesamowicie ułatwia życie. Dzisiaj wystarczy obejrzeć się dookoła by zobaczyć jak mnóstwo rzeczy jest zautomatyzowane, bankomaty, tablice wyświetlane rozkład jazdy itp.
Mnóstwo zagranicznych, dużych firm testuję 6/7 godzinny tryb pracy pracowników umysłowych. Firmy które postanowiły przeprowadzić badanie w większości wypowiadają się pozytywnie i uważają że efekty zadowalają obie strony (pracowników i pracodawcę). Badania wskazują, że taki system pracy znacząco wpływa na wzrost energii i zadowolenie z pracy.
Podczas długiej pracy bez odpoczynku nasza efektywność oraz koncentracja drastycznie spada. Potrzebujemy dłuższej chwili namysłu, aby poprawnie wykonać zadanie przez co siedzimy dłużej i tak na prawdę się męczymy. Co jakiś czas odchodź od komputera, przejdź się do najbliższego parku i popatrz na zieleń. Świeże powietrze, łyk wody, rozmowa z pracownikami, drugie śniadanie czy przekąska bez kilkunastu minut patrzenia w ekran to czynność to wręcz obowiązek.
Pracując non stop przed ekranem niszczymy wzrok, kręgosłup jak i nawet nadgarstki. Efektywny odpoczynek powinien trwać przynajmniej 5 minut na każdą przepracowaną godzinę.
Metoda Pomodoro
Jedna z najbardziej znanych metod pracy to pomodoro. Metoda w dużym skrócie polega na 25-minutowych sekcjach pracy i 5 minutach odpoczynku. Po 3-4 takich sesjach powinniśmy odpocząć przynajmniej 15 minut, zjeść śniadanie, napić się wody lub przespacerować się po okolicy.
Dobrym pomysłem jest korzystanie z aplikacji odmierzających czas pracy. Jeżeli zdecydowałeś się używać blokerów takich jak FreeDom.to czy Cold Turkey to nie musisz szukać dodatkowych aplikacji.
Na systemy mobilne (Android, iOS) jest ciekawa aplikacja Forest polegająca na sadzeniu drzewa.
Wygodne, duże biurko z wygodnym regulowanym fotelem to jedna z podstawowych zasad które powinny nam towarzyszyć pracując w pozycji siedzącej.
Stanowisko pracy powinno być tak dopasowane aby wszystkie urządzenie jakich aktualnie potrzebujemy były na wyciągnięcie ręki.
Podczas wielogodzinnej pracy w jednej pozycji możemy odczuwać dyskomfort, znużenie a nawet niechęć do pracy. Dobrze dopasowane stanowisko to korzyść dla komfortu pracy i zdrowia.
Biurka z regulacją wysokości od kilku lat zyskują popularność. System pracy w zmiennych pozycjach siedź-stój, zamiast tradycyjnego stanowiska pracy ma wiele korzyści zdrowotnych. Jak wynika z badań praca w takim trybie:
Badanie: 7 Benefits of a Standing Desk
Słuchanie ulubionej muzyki to przyjemne uczucie. Nie od dziś wiadomo że muzyka ma ogromny wpływ na nasze emocje. Potrafi wzruszyć, uspokoić, pobudzić a nawet wzbudzić agresję. Wiele osób traktuję i słucha muzyki dla relaksu. Jednakże w ten sposób możemy odciąć się od otoczenia i skupić się na pracy.
Jaką muzykę wybrać? Zapewne znasz sytuację gdy słuchana muzyka zamiast pomagać w skupieniu rozprasza słuchamy słów przywołując wspomnienia. W internecie jest masa różnych playlist dedykowana do pracy, jazdy samochodem, nauki czy biegania. Każdy jednak jest inny i dobranie odpowiednich dźwięków jest indywidualną kwestią. Zachęcam jednak do przetestowania specjalnych serwisów i aplikacji które sprzyjają koncentracji. Dlaczego polecam serwisy lub aplikacje?
W moim przypadku umilaniem pracy i produktywnością zajmuje się Endel. Poprzednio korzystałem z Noisil, Noizo oraz testowałem Brain.fm i Calm. Początkowo byłem sceptycznie nastawiony na tego typu aplikację. Korzystałem z playlist lub włączałem ulubioną muzykę, lecz nigdy nie mogłem się w pełni skupić. Dopiero po kilkukrotnym odpaleniu aplikacji Noisil zobaczyłem że produktywność i zadowolenie z wykonywanej pracy wzrosło.
Odpowiednia jakość snu ma ogromny wpływ na prawidłowe funkcjonowanie organizmu. Niedostateczna ilość jak i jakość snu znacząco zmniejsza koncentrację, obniża uwagę, zmniejsza zdolność zapamiętywania.Nawet pojedyncze przypadki nieprzespania nocy mogą powodować objawy przejściowe takie jak ból głowy, zmęczenie, rozdrażnienie czy przysypianie w ciągu dnia.
Skutki deprywacji snu (niedosypiania) w długiej perspektywie prowadzi do stałego uszkodzenia mózgu a nawet może przyczynić się do przedwczesnej śmierci. Problemów z bezsennością nie należy lekceważyć, szczególnie jeśli doświadczamy powyższych objawów. Po więcej merytorycznie wiedzy na temat snu zapraszam przejrzeć stronę Sleep Foundation a w szczególności artykuł Deprywacja snu.